Ficha técnica — todo lo que hace APEXiA

iAx Analista — pregúntale a tus datos en español

Un analista de negocio disponible 24/7. Escribes la pregunta como se la harías a una persona; responde con los números reales de tu sistema, explicados.

Qué le puedes preguntar

• Ventas — facturación por producto, cliente, vendedor, zona o período. Comparaciones automáticas: «¿cómo va julio vs julio del año pasado?» entiende meses cerrados vs en curso.
• Inventario — existencias al día, cierres mensuales, movimientos y rotación por producto.
• Cuentas por cobrar y pagar — balances por cliente o suplidor, antigüedad de saldos por documento (1-15, 16-30, 31-45, 46-60, +60 días) exacta a los reportes de tu sistema.
• Gastos y márgenes — resumen de gastos por categoría y período; márgenes por producto.
• Pronóstico de demanda — proyección por producto basada en tu historial, para planificar producción y compras.
• Clientes en riesgo — detección de clientes que se están perdiendo: compran menos, se atrasan contra su propio ciclo de compra. Con la evidencia, no solo la lista.

Cómo trabaja

• Conversación con seguimiento — puedes repreguntar sobre el resultado anterior: «¿y eso en porcentaje?», «desglósalo por vendedor».
• Exportes al instante — cualquier resultado sale a Excel, CSV o PDF con un enlace seguro que expira solo.
• IA local incluida — el modelo corre en el servidor de APEXiA — preguntas ilimitadas sin costo por uso y tus datos no se envían a proveedores externos.
• Modo premium opcional — para análisis más profundos se puede activar un modelo de frontera (Claude) con tu propia llave de API — tú controlas ese gasto.

iAx CRM — tu cartera de clientes, viva

La cartera completa en el teléfono de cada vendedor y en la computadora de la oficina — siempre con los números del sistema de facturación, nunca una copia vieja.

Ficha 360 de cada cliente

• Historial completo — compras, productos que lleva, frecuencia, última compra, y su vendedor asignado.
• Precios del cliente — cada cliente cotiza con SUS precios: prioridad al último precio pactado y lista de precios como respaldo.
• Cobros exactos — balance y antigüedad por documento idénticos a tu sistema — el vendedor cobra con el mismo número que ve la oficina.
• Ubicación en mapa — cada cliente con su pin GPS; se captura desde WhatsApp, desde un enlace de Google Maps o desde la dirección escrita.
• Seguimientos y gestiones — visitas, llamadas y acuerdos registrados por vendedor, con recordatorios.

Pedidos por WhatsApp con agente de IA

• El vendedor escribe como habla — «envía 50 pañete a Ferretería El Progreso» — el agente reconoce el producto y el cliente aunque estén escritos a medias.
• Arma el pedido completo — precios del cliente, ITBIS y total desglosado; pide la ubicación GPS del punto de entrega antes de confirmar.
• Confirmación humana obligatoria — nada llega a facturación sin que una persona lo confirme — el agente prepara, la gente decide.
• Recibo instantáneo — cada pedido genera un recibo con enlace seguro (expira en 24 h) que el vendedor puede reenviar al cliente.
• Ofertas y bonificaciones — descuentos y producto de oferta con reglas configurables y validación automática — las excepciones piden aprobación.
• Conversación vinculada — la conversación de WhatsApp que originó cada pedido queda guardada junto al pedido — auditable después.

La oficina también trabaja

• Acción inmediata del día — clientes urgentes, dormidos por reactivar y prospectos por graduar, calculados cada mañana.
• Pedidos desde la app — carrito completo con catálogo, fotos y precios del cliente; se envía a tu sistema de facturación con un toque.
• Prospectos — clientes nuevos se capturan como prospectos y se gradúan a clientes formales cuando facturan.
• Reportes y metas — cumplimiento por vendedor, comparativos por período, ranking de productos y equipo.

Despacho inteligente — del pedido a la entrega

Todo lo que pasa después de facturar: qué camión lleva qué, por cuál ruta, quién lo entrega, con qué prueba, y cuánto se le paga al chofer a fin de mes.

Planificación de rutas

• Optimización por camión — asigna los pedidos a la flota respetando la capacidad real de cada camión (en bultos); cada cliente viaja completo en un solo camión.
• Orden de paradas — calcula la secuencia de entrega y estima kilómetros, galones y costo de combustible por viaje, con el rendimiento de cada camión.
• Ajuste manual — el despachador puede mover paradas entre camiones; el sistema avisa sobrecargas y recalcula.
• Carga por camión en pantalla — el equipo de carga ve producto por producto qué va en cada camión, con bultos y ruta — sin papeles.

Relación de transporte

• Manifiesto por chofer — PDF con el detalle del viaje: camión, clientes, facturas, productos y bultos — listo para imprimir o compartir.
• Asignación de chofer — la oficina asigna, o el chofer arma su propia ruta y queda asignada a él; reasignable cuando haya confusión.
• Conduces manuales — entregas parciales y compensación de fundas rotas se registran en la relación; el descuento al saldo del cliente es automático.

Entrega con prueba

• Foto obligatoria — para marcar entregado hay que fotografiar la factura firmada — sin excepciones, con quién y cuándo.
• Retornables controlados — paletas dejadas y recogidas, fundas rotas y otros retornables se cuentan en el momento de la entrega.
• Materiales recibidos — libro mayor por cliente: cuántas paletas te debe y cuántas fundas le debes tú — con ajustes del supervisor y auditoría.

Pago de choferes

• Viajes contados solos — cada camión despachado de una relación cuenta como un viaje del chofer.
• Tarifa por camión — cada camión tiene su tarifa; los viajes extra (buscar materia prima, diligencias) se registran aparte.
• Reporte mensual — el pago de cada chofer del mes, calculado y desglosado — lo que antes se hacía a mano.

Inventario contra pedidos

• Disponibilidad real — cada pedido muestra si hay existencia para servir TODO lo activo (pedidos de la app + pedidos digitados en tu sistema) y qué tan negativo queda cada producto si no alcanza — producción sabe qué correr.

iAx Dash — tableros ejecutivos para gerencia

Los indicadores del negocio en tableros visuales, siempre al día — para la gerencia que quiere ver, no preguntar.

• Tableros listos — ventas, cobros, inventario, márgenes y tendencias, armados sobre los mismos datos verificados del resto de la plataforma — un solo origen de verdad.
• Acceso desde el portal — se abren con el mismo usuario de siempre; cada empresa ve únicamente su propia colección de tableros.
• Embebido seguro — cada tablero se sirve con enlaces firmados que expiran solos — nada queda públicamente accesible.
• Tableros a la medida — ¿necesitas un tablero nuevo? Lo armamos por ti como parte del acompañamiento — sin que contrates un analista de BI.
• Modo claro y oscuro — se adapta al tema del usuario, en la oficina o en el teléfono.

Usuarios, roles e integración

• Portal central — acceso web a todas las herramientas con un solo usuario y contraseña por empleado.
• Roles reales — administrador, vendedor, chofer, supervisor de despacho y solo-lectura. Un chofer solo ve su despacho — en el teléfono Y en la computadora; el servidor lo garantiza, no solo la pantalla.
• Tu ERP se queda — trabajamos sobre Oracle, Access y otros sistemas; tu operación de facturación no cambia.
• Espejo de datos — copia de solo-lectura de tus datos, actualizada cada 15 minutos durante el día y verificada completa cada noche.
• Diccionario de datos verificado — antes de producción, cada cifra se reconcilia contra los reportes de tu propio sistema, al centavo. Ese diccionario queda documentado y es tuyo.
• Escritura controlada — lo único que APEXiA escribe de vuelta son los pedidos de tus vendedores (y actualizaciones de datos de cliente que tú autorices) — por un canal dedicado, auditado, que tu equipo de facturación revisa antes de facturar.
• Alertas automáticas — correo diario de salud del sistema y alertas inmediatas si algo falla — nos enteramos nosotros antes que tú.

iAx Científico — pronósticos y clientes en riesgo

La capa de ciencia de datos de la plataforma: modelos entrenados con TU historial que anticipan la demanda y avisan qué clientes se están perdiendo — sin que contrates un equipo técnico.

• Pronóstico de demanda por producto — proyecciones diarias basadas en tu propio historial de ventas, para planificar producción y compras con anticipación en vez de reaccionar.
• Modelos que se re-entrenan solos — el sistema re-entrena y evalúa sus modelos automáticamente con los datos nuevos de cada día — la precisión se mantiene sin intervención manual.
• Clientes en riesgo, con evidencia — cada cliente se compara contra SU propio ciclo de compra: cuántas veces su atraso normal, cuánto cayó su volumen. No es una lista genérica — es el porqué, cliente por cliente.
• Directo a la acción — los clientes en riesgo aparecen priorizados cada mañana en el CRM del vendedor; el analista y los tableros responden sobre los mismos números.
• Aprende de tu equipo — cuando el vendedor registra el resultado de una gestión (se recuperó, cerró, se fue con la competencia), esa realidad realimenta el modelo.
• Señales externas donde aportan — contexto macroeconómico (tasa de cambio, combustible) y clima se incorporan cuando mejoran la predicción — no como adorno.

iAxWeb — tu presencia en línea, resuelta

Un sitio web profesional para tu empresa, construido, alojado y mantenido por APEXiA — el mismo equipo que maneja tus datos.

• Sitio corporativo bilingüe — páginas de empresa, servicios y contacto en español e inglés, con blog incluido.
• Contacto que sí llega — formulario y botón de WhatsApp conectados directo a tu correo y teléfono — cada visita interesada se convierte en conversación.
• Administrable sin programador — actualiza fotos e imágenes del sitio desde un panel sencillo.
• Alojado, protegido y respaldado — dominio, certificados, protección contra ataques y respaldos — todo incluido en el mantenimiento.
• Crece con la plataforma — enlazado con tu portal de clientes y listo para lo que venga: catálogo público, estado de cuenta en línea, campañas.

Opciones de implementación

Dos formas de correr APEXiA y tres formas de conectar tus datos — se combinan según tu nivel de privacidad y presupuesto.

¿Dónde corre APEXiA?

¿Cómo conectamos tus datos? (para la opción alojada)

Proceso de puesta en marcha

• Levantamiento del negocio y conexión de solo-lectura a tu sistema.
• Diccionario de datos construido y validado contigo, al centavo.
• Puesta en marcha por fases (analista, CRM, despacho) — semanas, no meses.
• Acompañamiento continuo: los ajustes que pide tu equipo se entregan en días, no en versiones anuales.

Seguridad y respaldo

• Datos aislados por empresa — base de datos dedicada; jamás se mezclan datos de distintos clientes.
• Acceso cifrado — administración solo por VPN; enlaces públicos firmados y con expiración; secretos cifrados.
• Respaldos nocturnos — copias cifradas fuera de sitio cada noche, con guía de recuperación probada.
• IA sin fuga de datos — el modelo de IA corre en hardware propio de APEXiA (o tuyo, en la opción B) — tus datos no entrenan ni visitan servicios de terceros.